- Alo?
- Çok özür dilerim şu anda bir toplantıdayım, beni sonra arar mısın?
- Efendim özür dilerim, Ali bey şu anda toplantıda, aradığınızı ileteceğim.
Tanıdık geldi değil mi? Toplantılar yaşamımızın ayrılmaz bir parçası, ama bu kadar çok toplantı gerekli mi? Konuya işaret eden ilk önemli çalışma, Dr. Bergman tarafından New England Journal of Medicine isimli ünlü tıp dergisinde 1994 yılında yayınlandı. İlk kez toplantı çılgınlığı ya da orijinal ismi ile “meeting-mania” sözcüğü bu makalede bir epidemik fenomen olarak bilimsel anlamda tartışıldı.
Tartışma daha çok tıp alanında çalışanlar için geçerliydi, ama onlarla sınırlı olmadığı ortada. Aradan 20 yılı aşan bir süre geçti, toplantı çılgınlığı sürüyor, hatta bir çoğumuz sadece bu nedenle işlerimizi yapamaz hale bile geldik. Belki günümüzde bu anormal duruma endemi yerine “pandemi” demek gerek.
Artık hepimizin bilgisayarlarında yer alan “Calendar” uygulamaları, bizlere toplantılarla ilgili fikrimizi bile sormuyor çoğu kez. Her sabah bilgisayarlarımızı açıp hangi toplantılara katılacağımızı öğreniyoruz sadece. Sistem size soruyor, katılabilecek misiniz? Eğer o saatte başka bir toplantınız yoksa sistem katılabileceğiniz anlamını çıkarabiliyor. Yani başka bir toplantı yoksa işiniz de yok demektir!
Kanımca “Calendar” uygulamaları, “Power Point” sunumlar, fiyakalı grafikler, her gün gelişen teknolojik olanaklar ve beyaz yakalıların giderek artan sahne merakı da bu toplantı deliliğini körüklüyor. Yani sizleri dinleyen insanların karşısında elinizde “pointer”, LCD ekrana yansıttığınız rengarenk grafiklerin üzerine yeşil-kırmızı “pointer” ışığını düşürerek takındığımız “dünyayı kurtaran adam” pozları...
Aslında “toplantı” dediğimiz biraz da karşılıklı konuşma değil mi, mesela kahve aralarında, yemek sırasında, akşam eve dönerken, mesela telefonla da yapılamaz mı? Yani demem o ki; “Power Point” uygulamasına ne kadar gereksinimimiz var? Yani söyleyeceklerimizi süslü-püslü sunumlar olmadan da anlatamaz mıyız? Yani; ekran başında bu sunumları hazırlamak için saatler geçirmek zorunda olmak ne kadar gerekli?
Belki de beklediğimiz şu: Mükemmel bir sunumdu, teşekkürler...
Bir de “ego tatmini” sorununun altını çizenler var. Diyorlar ki; bu toplantılarda bazıları kendilerini öne çıkartmaya çalışarak asıl sorunu çözmek yerine “nasıl önemli biri” olduğunu kanıtlamanın derdine düşüyor. Yani dert sorunlarımızı çözelim derdi değil, basbayağı “horoz dövüşü...” Yapılan çalışmalar, 40 saatlik haftalık mesai yapan beyaz yakalıların ortalama 22.5 saatlerini toplantılar ile geçirdiğini gösteriyor.
Sunum yapmayı öğreten profesyonel eğitmenler bile var. Sunum yaparken karşınızdakini nasıl ikna edeceksiniz, elinizi kolunuzu nereye koyacaksınız, nereye bakacaksınız, hangi renk elbise, ceket giyecek, nasıl bir kravat takacaksınız. Dağıtmayalım konuyu ve yine gelelim yeniden Bergman’ın 1994 yılında yayımladığı yazısına. Diyor ki: Bırakın insanlar sabahları günlük işlerini yapsınlar, öğlen yemeğinden önce toplanmayın. Toplantı sürenizi azaltın, hatta 15 dakikaya kadar indirmeye çalışın. Toplantı birilerinin sunum yapması ile geçmesin, interaktif olsun, herkes konuşsun.
Dahası var, gündem net olsun, az konuşulsun, karar alınabilsin, süre asla aşılmasın, olabildiğince az ve doğru insanlar toplantıya çağrılsın. Konumlar, makamlar, unvanlar düşünülerek davet edilen insanlar verimliliği artırmıyor. Yani acaba çağırmalı mı, çağırmazsam bozulur mu gibi takıntılarınızdan kurtulun. Unutmamak lazım, yarım saatlik bir toplantıya 10 kişinin katılması 5 saatlik iş gücü kaybıdır. Bana sorarsanız “az toplantı”, “az insanla toplantı”, “kısa toplantı” ve eğer mümkünse “hiç toplantı” her zaman iyidir. Toplantı aralarında iş değil, iş aralarında toplantı yapmak lazım.
Mustafa Çetiner / [email protected]