1990lı yılların ikinci yarısında internetin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya bir “kullanım standardları” sorunu çıkmıştı. Internet nasıl kullanılacak? Internet üzerinden iletişim kurulurken nelere dikkat edilmeli? 1999’da yazdığım makalelerden birisi de bununla ilgiliydi. Aradan geçen yirmi küsur yılın sonunda benzer bir gereksinimin video konferans yapmak için gerektiği anlaşılıyor.
Karantina günleriyle birlikte eve kapanan milyonlarca insan video konferans imkanını yeniden keşfetti. Sanki karantina günlerine koşut olarak yeni icat edilmiş bir teknolojiymiş gibi. Oysa video konferans imkanları yıllardır piyasada. Kimse dönüp yüzüne bakmazdı.
Bu keşif ile birlikte ortaya çıkan ilk sıkıntı herkesin her an video konferans yapmaya hazır olarak bekliyormuş gibi değerlendirilmesi. İş dünyası toplantı organizasyonu yapmaya bayıldığından bir sıkıntı çekmezken bu teknolojileri yeni keşfeden bireyler çat-dijital-kapı video konferans yapmak için yanıp tutuşuyor sanki. O nedenle işte uyulması gereken bir video konferans protokolü:
Önceden iletişim kurup, randevulaşmadan çat-dijital-kapı bir başkasıyla video konferans yapmayın.
Video konferans ikiden çok kişi arasında gerçekleşecekse, bağlantı kurulduktan sonra herkesin mikrofonunu sessize alması ve sadece konuşanın mikrofonunu açması modelini tercih edin.
Video konferans ikiden çok kişi arasında gerçekleşecekse, bir kişinin evsahibi olup söz dağıtması modelini tercih edin. Bu kişi toplantı organizasyonunu yapan, çağrıyı açan veya toplantı linkini gönderen kişi olabilir.
Kullanılan video konferans sisteminde bekleme odası imkanı varsa, toplantıya gelenleri önce bu odaya almayı tercih edin. Toplantı odasına kimliklerini değerlendirdikten sonra alın.
Video konferans sistemlerinde gerçek adınızı kullanın. Nickname veya evde o cihazı kim kullanıyorsa onun adına video konferans kullanıcı adı belirlemeyin. Bu toplantıyı yönetecek kişiye kolaylık sağlayacaktır.
Toplantı boyunca mikrofonunuz açık olduğu sürece bulunduğunuz mekandaki tüm seslerin konferansa katılan tüm kişiler tarafından duyulacağını unutmayın. Gerekmediği sürece mikrofonunuzu açmayın.
Toplantı boyunca kameranız açık olduğu sürece kameranın görüş açısındaki tüm görüntülerin konferansa katılan tüm kişiler tarafından görüleceğini unutmayın.
Kullandığınız video konferans sisteminde bulunuyorsa, arka planı karatma, buzlandırma ya da arka plana herhangi bir görüntü yerleştirme imkanlarını kullanın. Böylece fiziksel olarak bulunduğunuz mekan konusunda ipucu vermemiş olursunuz.
Webinar gibi ortamlarda eğer soru sormak veya geribildirimde bulunmak istiyorsanız, chat imkanları üzerinden yazarak iletişim kurun. Pek çok katılımcının olduğu video ortamlarında yönetici söz istediğinizi tespit etmekte zorlanabilir.
Video konferans yeni normalin temel taşlarından birisi olacak gibi. O nedenle kullanım becerilerini geliştirmek gelecek günlerde zorunluluk halini alacağa benzemektedir.
Tanol Türkoğlu / [email protected]
Bu yazı HBT'nin 216. sayısında yayınlanmıştır.